Bydd angen cael rhyw fath o Gynllun Digwyddiad ar gyfer pob digwyddiad, a bydd ei fanylion yn dibynnu ar natur, maint ac effaith y digwyddiad. Dylai'r Cynllun hwn fod yn ddogfen fyw sy'n cofnodi datblygiad y digwyddiad ac yn cofnodi unrhyw wybodaeth bwysig (e.e. problemau, cytundebau neu ddiwygiadau a allai godi wrth i'r digwyddiad ddatblygu).
Er mwyn i unrhyw ddigwyddiad awyr agored, gŵyl, casgliad torfol, ac ati gael ei gynnal yn ddiogel, mae'n hanfodol bod gwaith cynllunio addas a digonol yn cael ei wneud ar ran pob rhanddeiliaid dan sylw. Mae Grŵp Diogelwch Digwyddiadau yr NFCC wedi datblygu cyfres o ddogfennau canllawiau gorau a chyngor Diogelwch Tân i alluogi cysondeb wrth roi, casglu, cynllunio a chofnodi gwybodaeth.
Bwriad y dogfennau hyn yw ategu Cynllun Rheoli Digwyddiad trefnydd y digwyddiad, a chael eu hymgorffori yn y Cynllun hwn.
Lawrlwythwch Rhestr Wirio Trefnwyr Digwyddiadau (PDF, Saesneg yn unig, 5.5Mb)
Lluniwyd y ddogfen hon i roi gwybodaeth a chanllawiau gwerthfawr a chyson i drefnwyr digwyddiadau newydd neu amhrofiadol wrth iddynt gynllunio ar gyfer digwyddiadau a gwyliau bach i ganolig. Gellir ei defnyddio hefyd fel nodyn atgoffa ar gyfer y timau mwy profiadol wrth iddynt gynllunio ar gyfer digwyddiadau. Bydd yn helpu trefnwyr digwyddiadau wrth iddynt fynd ati i ddechrau trefnu digwyddiad, ac mae wedi'i datblygu yn y fath fodd y gall ddarparu cysondeb o ran casglu/rhannu gwybodaeth rhwng y tîm rheoli digwyddiadau a chyrff rheoleiddio perthnasol.
Templedi Asesiad Risgiau Tân
Darperir y cyngor canlynol ar gyfer cynllun(iau) a gofodau safleoedd lle mae 'pebyll Saffari' – 'Iwrtiau' – 'Geogromenni' – 'Archbebyll' ac adeiladweithiau tebyg yn cael eu defnyddio fel llety cysgu lled-barhaol. Mae hefyd yn cynnwys trefniadau a chanllawiau diogelwch rhag tân ychwanegol ar gyfer safleoedd sydd wedi'u trwyddedu. Mae'r canllawiau hyn hefyd yn cynnwys y mathau hyn o unedau llety mewn gwyliau ac ati, sy'n cael eu lleoli oddi wrth safle'r ŵyl/digwyddiad ei hun, a byddant yn sicrhau man cychwyn ar gyfer unrhyw ystyriaethau o ran asesu risgiau tân.
Nod yr wybodaeth hon yw symleiddio a safoni'r gofynion o ran gofodau a chynlluniau ar gyfer safleoedd newydd a darpar safleoedd newydd mewn perthynas â thrwyddedu safleoedd. Mae hefyd yn egluro'r darpariaethau sydd ar gael y tu mewn i'r adeiladweithiau pabellog i leihau risgiau o dân, ac yn rhoi cyngor ar hyd a lled y gallu i synhwyro tân a rhybuddio rhag tân, a hynny oherwydd prinder yr wybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus lle nad oes meini prawf penodol wedi cael eu pennu.